🔍 Dal sintomo alla causa

Perché il magazzino si riempiva e cosa abbiamo fatto per evitare che succeda di nuovo

𝐂𝐨𝐧𝐭𝐢𝐧𝐮𝐢𝐚𝐦𝐨 𝐜𝐨𝐧 𝐥𝐚 𝐧𝐨𝐬𝐭𝐫𝐚 𝐚𝐳𝐢𝐞𝐧𝐝𝐚 𝐦𝐞𝐭𝐚𝐥𝐦𝐞𝐜𝐜𝐚𝐧𝐢𝐜𝐚.

Un mese fa, come sapete, ero entrata in questa piccola realtà meccanica con 25 dipendenti, qualche terzista e un titolare stanco ma determinato.
Aveva ammesso, con molta onestà, di sentirsi nel quadrante dei “dipendenti”: dipendente della propria azienda, con uno stipendio spesso inferiore ai suoi collaboratori.

Come sempre, avevo iniziato con un’analisi dei macro-numeri: non quelli “del commercialista”, ma quelli che raccontano come funzionano i processi.
Grazie al Cruscotto di Controllo® – la Balanced Scorecard italiana, ho potuto concentrarmi sui dati che contano davvero, individuando subito dove le cose non tornavano.

Uno di quei punti era il magazzino.
Nel gestionale comparivano 300.000 euro di valore in giacenza, ma in produzione quei materiali… non c’erano più. Scaffali pieni di “non si sa mai”, ore perse a cercare pezzi inutili, capitale fermo che nessuno controllava.

Abbiamo riallineato i dati, coinvolto il commercialista, il responsabile vendite e il mio partner ambientale.
📉 Risultato: –38% di giacenze, +12.000 € di liquidità rientrata e un imprenditore che ha iniziato a capire che ogni ora risparmiata è un passo fuori dal “quadrante S”.

Ma a quel punto, la domanda che ho posto all’imprenditore era stata:

“Possiamo quindi andare oltre o è necessario fare qualcos’altro?”

Perché non basta svuotare gli scaffali: bisogna capire perché si erano riempiti.

🔎 Le vere cause

Dietro ogni problema visibile, c’è quasi sempre un processo che non funziona.
Analizzando a fondo, abbiamo scoperto che il magazzino “pieno” era il sintomo di tre criticità organizzative:

1️⃣ Pianificazione debole
Gli acquisti avvenivano senza un reale allineamento con la produzione o con lo storico delle vendite.
L’approccio era: “Meglio prenderne un po’ di più, non si sa mai.”
Così si accumulavano materiali inutilizzati e difficili da smaltire.

2️⃣ Esecuzione non tracciata
I materiali si spostavano continuamente tra reparti senza registrazioni coerenti.
C’era una differenza costante tra ciò che risultava nel gestionale e ciò che era fisicamente presente.
Una parte del magazzino, di fatto, non esisteva più, ma nessuno se ne accorgeva.

3️⃣ Controllo assente
Il magazzino era “di tutti”, quindi non era di nessuno.
Nessuno aveva l’incarico di monitorare rotazioni, valori e obsolescenza.
Non esisteva un indicatore di performance o un momento periodico di verifica.

🧩 Le azioni correttive

Per eliminare la causa alla radice, non bastava “mettere ordine”.
Serviva costruire un sistema di prevenzione basato su tre pilastri.

1. Allineamento tra pianificazione, acquisti e vendite

Abbiamo creato un incontro settimanale di coordinamento tra ufficio tecnico, acquisti e vendite.
In 30 minuti si confrontano previsioni, ordini e disponibilità reali, decidendo cosa acquistare (e cosa no) sulla base dei dati e delle priorità produttive. Una riunione con Ordine del Giorno definito e rendicontazione delle decisioni prese.

2. Tracciabilità dei movimenti interni

Ogni spostamento di materiale ora viene registrato tramite un sistema semplice di codici collegato al gestionale.
Basta uno smartphone o un tablet per aggiornare le quantità in tempo reale.
Zero fogli, zero errori di trascrizione, zero “dimenticanze”.

3. Dashboard del magazzino e responsabilità chiare

Abbiamo inserito nel Cruscotto di Controllo® una scheda specifica per la logistica, con indicatori come:

• valore totale delle giacenze,
• rotazione media dei materiali,
• percentuale di materiali obsoleti (classe C),
• articoli fermi da oltre 180 giorni.

Ogni mese, il responsabile logistica presenta i dati al titolare.
La riunione dura 15 minuti: si decide cosa dismettere, cosa valorizzare e cosa monitorare.
Non è un controllo, è una presa di consapevolezza periodica.

📈 I risultati concreti

Dopo due mesi:
📦 –45% di valore di magazzino
📈 +30% rotazione media
🕓 –25% tempo medio di prelievo

Ma il cambiamento più grande è stato culturale.
Oggi, quando parliamo di forniture o materiali fermi, l’imprenditore non dice più:

“Dipende.”
Dice:
“Aspetta, vediamo cosa ci dicono i dati”

💡 Dal sintomo al metodo

Ogni problema operativo è un messaggio.
Il magazzino pieno non è un’anomalia fine a sé stessa: è un campanello d’allarme che indica che i processi di pianificazione, esecuzione e controllo non sono allineati.

Svuotare gli scaffali serve.
Ma se non cambi il modo in cui si riempiono, il problema tornerà.

Ecco perché nel Metodo Efficaciente™ non mi fermo mai alla “cura del sintomo”:
cerco sempre di scoprire da dove arriva e come fare in modo che non torni.

Perché il vero efficientamento non è fare di più:
è fare meglio, con metodo, e non doverci tornare sopra.

Questa per me è davvero “Qualità” di Sistema.